人力资源管理咨询公司：如何整理并完善公司的人事档案

人事档案是一份非常重要的文件，它不仅记录了员工的基本信息，还记录了员工的工作历程和成长轨迹，是企业管理中必不可少的一部分。很多中小型企业不太重视人事档案的管理，经常出一些工作上的失误，有时甚至引发劳资纠纷，特别是有关劳动合同的档案管理，更是需要有序管理，避免漏签，到期未签等管理漏洞。

作为一位刚刚接手人力资源工作的同事来说，如果要整理完善公司的人事档案首先要弄清楚人事档案到底包括哪些具体的内容，人事档案在管理中常见哪些具体的问题，如何快速了解目前公司人事档案管理的现状，如何针对管理现状制定具体行动计划，本文将围绕这几个关键问题一一展开，希望对人事档案管理的人员有所帮助。

一、人事档案具体包括的内容

人事档案是人力资源管理的重要资料，不同的公司对人事档案的定义范围有所不同，一般来说关于一个员工的详细人事档案主要包括如下内容：

1. 员工个人信息：包括姓名、性别、出生日期、籍贯、身份证号码等基本信息。
2. 劳动合同：包括劳动合同新签、续签文档，员工签收记录等信息
3. 工作经历：包括入职日期、所在部门、岗位、职务、工作内容、工作业绩等。
4. 培训记录：包括参加的培训、培训时间、培训内容、培训成绩等。
5. 考核记录：包括考核时间、考核方式、考核结果等。
6. 薪酬福利：包括薪资核算记录、社保、公积金缴纳记录、奖惩记录等。
7. 离职记录：包括离职原因、离职时间、离职手续办理情况等。
8. 其他相关资料：如健康证明、婚育证明、技能证书、学历证明、身份证复印件等。

以上七项内容基本涵盖了一个员工所有跟工作相关的资料信息，但，有些企业可能只有员工个人信息，并且是通过纸质文档的方式进和保存，其他信息可能都散落在不同的环节，没有及时进行归档保存。

二、人事档案常见的问题

由于缺乏有效的人事档案管理而引发的问题越来越突破，引发的劳资纠纷也不在少数，在人事档案实际操作中常常会出现的问题主要包括如下五类：

基本资料不全。员工的人事档案中缺少关键信息或文件，例如劳动合同、身份证复印件、学历证明，甚至个别员工都没有建立相应的人事档案，也就是说连一份基本的人事信息都无法查到。

档案管理混乱。员工的人事档案没有统一的分类和编号标准，导致档案难以管理和查询，企业人员数量不多的情况下这个问题可能不会太明显，但企业人员规模一大，有时查询一份档案要费九牛二虎之力，有时还会因为管理混乱导致员工档案资料丢失。

档案保密性不足。员工的人事档案中包含大量的个人敏感信息，比如说身份号，银行卡号，如果泄露出去，将会对员工和企业造成巨大的损失。

档案更新不及时。员工的人事档案更新不及时，导致员工的工资、福利、培训记录无法通过档案及时查询到相关信息，不利对员工的工作过程进行管理。

以上是一些常见的人事档案管理问题，企业在进行人事档案管理时应该密切关注这些问题，尽量避免出现这些问题，确保员工的人事档案能够得到有效的管理和维护。

三、理清现状，制定计划

根据前文分析的人事档案的主要内容和常见问题，分析公司目前人事档案现状并找出需要解决的问题。其中，当公司规模较大时，将人事档案电子化是必要的。这是因为纸质档案不仅难以管理，查询也存在很大的困难。因此，一套专业的人事档案管理软件将成为必备工具，需要预估解决这些问题所需的时间和资源。

除了资源需求之外，还可能存在人事档案信息不完整的情况。此时需要各个部门的负责人协助收集相关档案。具体整理和完善步骤如下：

第一步是档案整理工作。对于已有的人事档案进行检查，编写人事档案目录。对于不完整的档案，需要各部门负责人协助补充完整，以确保档案材料的完整性和准确性。

第二步是数字化加工。为了管理与查询的便捷性，需要对人事档案进行数字化加工。如果公司人员规模不大，可以直接使用 Excel 进行简单的管理。如果人员规模相对较大，建议采购专业的人事档案管理软件，一些专业化的软件支持纸质档案的电子扫描。通过系统统一管理，不仅查询方便，管理成本也比较低。

第三步是建立档案管理制度。建立健全的人事档案管理制度，包括人事档案存档的范围、档案存放、借阅、归还、销毁和人事档案保密等规定，并指定专人负责档案管理工作。

四、规范工具表单和管理流程

在档案管理制度中需要约定与人事档案相关的工具表单的标准格式及填写要求，具体的归档流程，但，我还是将这项工作单列出，因为这项工作在档案规范化管理方面实在太重要了。

这些工具表单包括员工个人简历、员工入转调离相关工具表单，这些工具表单同时也需要不断优化与完善，在工具优化上，建议是简洁而不简单，不仅方便填写，还方便查询。

在管理流程上重点是人事档案的归档流程，特别是那些散落地各个环节的档案信息，需要有一个标准的作业流程进行规范，确保最终走流向档案管理人员，比如说薪酬调整信息、劳动合同变更信息、记录与考核记录等员工工作过程中的一些记录档案。

人事档案的规范与完善从操作上来看不需要什么特别的技能，但在具体的整理过程中，细心是唯一的要求，可以提前列一份具体的检查清单，按照检查清单对每位员工的档案信息进行检查，对于档案信息不完整的，一一记录在案并列出跟踪时间，确保人事档案的完整性。

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